Pianificare tutto: il diagramma di flusso per decidere se fare o non fare

Cosa manca tra l'obiettivo e l'azione

Nella vita dell'imprenditore bisogna pianificare tutto, o il più possibile. La didattica tradizionale sui risultati dice: mi do un obiettivo, intraprendo delle azioni, ottengo dei risultati. Ma tra l'obiettivo e le azioni manca un passaggio: accedere a informazioni da fonti autorevoli ed esperti del settore, pagandoli, rielaborarle in un'analisi che sviluppa uno scenario, e valutare i pro e i contro di quello scenario prima di entrare in azione. Prima di attaccare delle azioni a una lista di obiettivi ci vogliono azioni di intelligence, l'analisi, lo scenario, i pro e i contro su una bilancia, e solo dopo l'ok si entra in azione.

Il diagramma di flusso della pianificazione

Ho creato un diagramma di flusso della pianificazione, presentato in esclusiva in questo modulo, per il mondo dell'azienda. L'azienda è un pianeta scaldato dal sole, che è il mercato di riferimento, e intorno le girano diverse anime: il prodotto, con ricerca e sviluppo e produzione; il marketing; la vendita, che porta i lead in target a diventare clienti; la delivery, la consegna; le operations, acquisti e produzione; la finanza, cassa in entrata e in uscita; e, vicino al sole, il brand, che determina la fascia di mercato e il prezzo dei prodotti. Il diagramma si applica a qualsiasi funzione aziendale, ed è quello che uso per decidere se entrare in azione o no. L'ho usato in RiFRA per creare nuovi prodotti e per creare la Luxury Masterclass.

Mi do un obiettivo: un nuovo prodotto, questo corso, entrare in un nuovo mercato. Pianifico un investimento per raccogliere informazioni da una fonte autorevole, per esempio con una consulenza, e al termine sviluppo uno scenario con i suoi pro e contro. Per lo stesso obiettivo vado da una seconda fonte autorevole: le informazioni saranno diverse, perché le persone sono diverse, e anche lo scenario sarà diverso, con altri pro e contro. Con una terza fonte ottengo un terzo scenario e una terza analisi. A quel punto faccio una sintesi dei pro e dei contro di tutte le fonti. Vincono i pro, si fa: c'è un processo, l'azione, e si ottengono risultati. Vincono i contro, non si fa. Prima destino un budget per studiare la cosa, e la somma delle analisi decide. È qui che capisco se le cose andranno bene o male. Se salto questa fase e faccio solo una lista di obiettivi con delle azioni, metà delle cose, forse più della metà, andranno male, e mi impegno in azioni che con il diagramma avrei saputo di evitare, sprecando energie, tempo e soldi. Questo corso è nato esattamente così: tre fonti autorevoli, un'analisi per ognuna, e la sintesi ha deciso.

Le strategie per la pianificazione

Accetta il rischio di fallire

Per ottenere il massimo bisogna pianificare tutto considerando le difficoltà e le conseguenze della scelta. Solo quando si ha una visione chiara delle conseguenze che si pagheranno se l'operazione andasse male, e si è disposti ad accettarle, si passa all'azione. Quando ho deciso di fare questo corso mi sono messo in questo stato mentale: se non va bene, cosa rischio? Una cattiva immagine, bruciare risorse finanziarie e tempo senza arrivare all'obiettivo. Ho accettato una piccola possibilità di fallimento e sono partito. Se non si è disposti a correre il rischio, è meglio fermarsi prima dell'azione, se le conseguenze in termini di reputazione personale e aziendale o di rischio finanziario sono troppo elevate.

Nascondi le tue intenzioni

Ragioniamo in termini strategici militari: prima dell'azione e durante l'analisi bisogna tenere le persone all'oscuro di ciò che verrà. Chi ignora i tuoi obiettivi non può lavorare a un progetto alternativo ed è costretto a giocare in difesa. Vale nel business come nella vita: mai svelare i propri obiettivi prima della fase dell'azione, prima di aver accettato di pagare il prezzo delle conseguenze. Su Facebook si vedono milioni di persone che annunciano aziende, obiettivi e corsi fantasmagorici che poi non arrivano a niente. Bisogna fare l'esatto contrario: stare zitti, nascondere le intenzioni e raccontare le cose solo quando si è pianificato tutto.

Abbandona la timidezza

Una volta deciso di fare, applicare il diagramma ed entrare in azione solo quando si è disposti ad accettarne le conseguenze fa sì che tu sia sicuro sulla linea da tenere, senza dubbi e incertezze. Può sembrare strano, ma la maggior parte dei leader aziendali è introversa: pensa a Bill Gates, Elon Musk e agli italiani Giorgio Armani, la dinastia Ferrero, John Elkann. È normale avere dubbi prima di lanciare un nuovo business, ma una volta pianificato bisogna abbandonare la timidezza. Il diagramma serve a decidere su basi logiche.

Il processo: progetto, tempo, persone

Ho deciso di fare il nuovo prodotto o di aggredire il nuovo mercato: come sviscero quello che c'è tra l'obiettivo e il risultato, cioè il processo? Ogni processo è composto da tre elementi. Il progetto: le cose che devono essere fatte per raggiungere il risultato, da inserire banalmente in un file Excel. Per un videocorso: le slide, i video, le campagne di marketing, i materiali audio e video, il budget. Per un mobile da bagno: il design, i materiali da acquistare, il mercato da conquistare, il target dei clienti, il prezzo. Il tempo: tutti i progetti aziendali devono avere tempi certi, e il calendario si costruisce partendo dalla fine. Se il mobile va lanciato al Salone del Mobile ad aprile, ho una data di scadenza, il 16 aprile, e vado a ritroso per capire quando iniziare a lavorarci, ipoteticamente a gennaio. Il calendario si crea una volta decisa la data di lancio, senza il classico "inizio e poi vediamo cosa succede". Le persone: chi fa il prototipo, l'indagine di mercato, le foto, la ricerca e sviluppo, il marketing, le campagne, chi comunica con i clienti. Le persone gestiscono anche il progetto e i tempi.

Guarda il processo dall'alto

La cosa più importante che l'imprenditore deve fare è osservare il processo dall'alto, come da un aereo che si avvicina a una città, come se fosse a 5.000 metri di altezza. Devi distinguere il tuo ruolo di progettista del progetto da quello di operatore nel processo. All'inizio sarai un operatore, e lo vedremo nel modulo sul marketing quando parleremo di come creare una media company in azienda, ma devi ricordarti che sei il progettista del processo. Porta il tuo pensiero e il tuo feedback a un livello superiore: passa da una visione di te stesso in prima persona a una in terza persona. Devo immaginarmi nel mio ufficio con i miei collaboratori come se ci fosse una telecamera sul soffitto, per valutare il mio lavoro e quello del team in modo obiettivo. Inserisci il feedback sui risultati in uno schema generale e ripetilo fino a ottenere il risultato desiderato.

L'unico feedback che conta

Accettare il feedback del mercato non vuol dire farsi influenzare dalla paura delle opinioni altrui. Mai avere paura di cosa pensano gli altri: è la cosa numero uno da evitare nella vita professionale e personale. L'unico feedback che conta in azienda è quello del mercato, cioè i soldi in cambio del tuo prodotto o servizio. Le opinioni di chi non è cliente e non lo sarà mai contano zero. La tua mente deve ignorare le voci di chi non ti darà mai un euro e ascoltare chi ha comprato: migliora prodotto e servizio sulla base dei clienti paganti. Un esempio classico sono gli hater su Facebook: se pubblicizzo un mio prodotto e arrivano commenti negativi di gente che non comprerà mai, cancello il commento e banno l'utente, perché di quella gente non deve interessarmi niente. Le persone da ascoltare sono i clienti, che ti dimostrano con i soldi di aver apprezzato il tuo prodotto. Non c'è miglior democrazia al mondo del mercato, perché il cliente vota con i propri soldi. Ascolta i clienti e banna, dalla pagina e dalla tua vita, chi parla male di te e dei tuoi prodotti senza essere cliente.

Lo schema completo, con il processo tra obiettivo e risultato, il progetto, il tempo, le persone, tu che osservi dall'alto e ascolti il feedback del mercato, inserito nel diagramma di flusso della pianificazione, è scaricabile dal modulo degli esercizi. Stampalo, fallo tuo, e ogni volta che prendi una decisione su prodotti e servizi da lanciare, studialo: le possibilità che il tuo prodotto sia un successo aumenteranno notevolmente.